Safety first! Veiligheid borgen aan de poort


Veiligheid is zelden een kwestie van “nog een bordje ophangen”. Het is het resultaat van structureel beleid, duidelijke procedures én aantoonbare naleving. En dat geldt niet alleen voor medewerkers, maar juist ook voor bezoekers, contractors, onderhoudsmonteurs en chauffeurs die dagelijks in en uit lopen — vaak in omgevingen waar de risico’s hoger zijn dan op kantoor. 

Of je nu verantwoordelijk bent als SHE-manager, QHSE-manager, KAM-coördinator, facility manager of veiligheidskundige: de vraag is steeds dezelfde: 

Hoe zorg je dat iedereen veilig het terrein op komt, veilig werkt én dat je bij een incident direct weet wie er aanwezig is? 

1. Begin bij de basis: risico’s kennen en maatregelen plannen

Een veilige werkomgeving start met het in kaart brengen van risico’s en het vastleggen van maatregelen. In Nederland is een RI&E (Risico-Inventarisatie & -Evaluatie) onderdeel van het arbobeleid en verplicht voor werkgevers. 

Maar een RI&E is pas waardevol als je de vertaalslag maakt naar de praktijk: wie mag waar komen, welke instructies gelden, en hoe toon je aan dat mensen die instructies begrepen hebben? (Lees hier ook een eerdere blog over de RI&E en het plan van aanpak.) 


2. Weet wie er binnen is: aanwezigheidsregistratie als fundament voor ontruimen

Bij calamiteiten wil je niet “ongeveer” weten wie er binnen is, maar direct inzicht hebben in alle: bezoekers, externen, medewerkers, BHV’ers — iedereen. In de Arbowet ligt de plicht om doeltreffende maatregelen te treffen voor o.a. evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen. 

Praktische maatregelen: 
  • Realtime aanwezigheidslijst per gebouw, zone of productieruimte 
  • In- en uitchecken verplicht stellen (ook voor contractors en chauffeurs) 
  • BHV’ers voorzien van een actueel overzicht (liefst mobiel beschikbaar)


3. Veiligheidsinstructies per type bezoeker: digitaal aanbieden, laten ondertekenen én toetsen 

Niet elke bezoeker loopt hetzelfde risico. Een kantoorgast heeft andere instructies nodig dan: 
  • een onderhoudsmonteur die een installatie in gaat
  • een contractor met heet-werk
  • een chauffeur die moet laden/lossen tussen intern transport
  • of een bezoeker op een terminal waar ISPS van toepassing is. 
Daarom werkt “één algemene poster” niet. Wat wél werkt: instructies per bezoekerstype, digitaal aangeboden bij de poort/receptie, in de juiste taal, met een bewijs van akkoord. 

Borging aan de poort (quick wins): 
  • Veiligheidsinstructie, video of document tonen vóór toegang wordt verleend 
  • Digitale acceptatie/handtekening (audit trail) 
  • Korte veiligheidstoets (bijv. 3–5 vragen) om te controleren of de kern begrepen is 
  • Specifieke poortinstructies: route, PBM, meldpunt, verboden zones, noodprocedures 

Dit is precies het moment waarop je “Safety first” praktisch maakt: je start met veiligheid vóórdat iemand de werkvloer bereikt. 


4) Toegangsverlening als veiligheidsmaatregel: alleen toegang als aan voorwaarden is voldaan 

In veel organisaties ligt veiligheid niet alleen op de werkvloer, maar juist in de toegangsverlening: 
  • bedrijfsterrein / slagbomen 
  • parkeerterreinen 
  • interne deuren 
  • tourniquets 
  • poorten naar productie- of ATEX-zones 
Door toegang te koppelen aan registratie en instructies, voorkom je dat mensen “er toch even doorheen glippen”. 

Voorbeelden van slimme voorwaarden: 
  • Toegang pas na registratie + geaccepteerde instructies 
  • Tijdvensters (alleen toegang binnen afgesproken tijd) 
  • Zone-toegang op basis van rol/taak (contractor ≠ kantoorgast) 
  • Escort-verplichting voor bepaalde zones 
  • Automatisch intrekken van toegang bij uitcheck of einde werkvergunning 


5) Logistiek en chauffeurs: voorkom incidenten bij laden & lossen 

Laden en lossen is een klassiek risicogebied: krappe ruimtes, intern transport, dode hoeken, tijdsdruk en taalbarrières. 

Maatregelen die vaak direct effect hebben: 
  • Chauffeurs registreren met kenteken/CMR, bestemming en dock 
  • Instructies in moedertaal (route, snelheid, wachtzones, PBM, noodstop, meldprocedure) 
  • Duidelijke “do’s & don’ts” bij docks (wel/niet uitstappen, wielkeggen, chocks, sleutelbeheer) 
  • Toegang tot docks pas na akkoord op instructies 

6) Havenbedrijven en ISPS: security en safety komen samen In haven- en terminalomgevingen spelen naast HSE ook security-eisen. 

De ISPS-code vraagt o.a. om beveiligingsmaatregelen die personen, lading en faciliteiten beschermen, vastgelegd in plannen voor schepen en havenfaciliteiten. 

Daarom is “weten wie waar is” niet alleen een safety-vraag, maar ook een compliance-vraag: gecontroleerde toegang, registratie, identificatie en aantoonbare procedures. 

7) Van beleid naar praktijk: een korte checklist 

Wil je snel zien waar je winst kunt pakken? Loop deze punten langs: 

  1. Hebben we realtime inzicht in alle aanwezigen (incl. externen)? 
  2. Zijn instructies per type bezoeker ingericht (en in de juiste taal)? 
  3. Worden instructies verplicht geaccepteerd en waar nodig getoetst? 
  4. Is toegang gekoppeld aan voorwaarden (registratie, instructie, tijdvenster, zone)? 
  5. Kunnen BHV’ers bij een incident direct aanwezigheid controleren? 

Hoe EVA Solutions hierbij helpt 

EVA Solutions levert oplossingen om veiligheidsprocessen praktisch én aantoonbaar te maken: van digitale bezoekersregistratie met het accepteren van veiligheidsregels tot poortinstructies met toetsing, digitale aanwezigheidslijsten in geval van evacuaties en workflows per type bezoeker, zodat veiligheid niet “in het hoofd” zit, maar in het proces.


Ontdek zelf de mogelijkheden: plan een online kennismaking met één van onze adviseurs

Wilt u ervaren hoe EVA Solutions bijdraagt aan een veilige, gastvrije én efficiënte werkomgeving? Vraag dan vrijblijvend een demo of kennismakingsgesprek aan! Ontdek zelf hoe onze slimme toegangs- en bezoekersmanagementsystemen u ondersteunen bij het borgen van veiligheid voor iedereen op uw terrein.

Neem vandaag nog contact op en ervaar het gemak van optimale veiligheid in de praktijk!