Eenvoudig en snel veel geld besparen op uw receptie kosten
Eenvoudig en snel veel geld besparen op uw receptie kosten
Wist u dat u een significante kostenbesparing kunt realiseren op uw bezoekersontvangst en toegangsverlening? EVA Solutions heeft hiervoor de oplossing!
Het is niet alleen mogelijk om een kostenbesparing te realiseren bij een bemande receptie, ook bedrijven met een onbemande receptie kunnen op dit gebied kosten besparen!
Wordt uw bedrijf regelmatig bezocht door verschillende bezoekers zoals klanten, leveranciers, onderhoudsmonteurs, bouwlieden of chauffeurs? Het ontvangen van bezoekers kost afhankelijk van het type bezoeker, de processen en procedures die voor hen van toepassing, zijn veel tijd en dus geld.
Door uw bezoekersstromen beter te managen en registratie te digitaliseren kunt u tot wel 30.000 euro per jaar besparen!
In dit artikel leest u alles over:
Wat doen we met de receptie functie?
Corona heeft veel bedrijven aan het denken gezet over de invulling van de receptiefunctie. Moeten bezoekers nog wel persoonlijk verwelkomd worden? De strijd tussen gastvrijheid en kostenbesparing is losgebarsten.
Dat bedrijven worstelen met de functie van een receptiemedewerker merken wij dagelijks. Veel medewerkers werken thuis en nodigen daardoor minder bezoekers uit op locatie. Meetings vinden in plaats daarvan vaker online plaats.
Voor praktische afstemming zijn online meetings uitstekend geschikt, al hebben veel mensen toch behoefte aan driedimensionaal contact. Elkaar in de ogen kijken, de menselijke klik voordat je zaken gaat doen en persoonlijk contact bij lastige gesprekken werkt live veelal beter dan met een computerscherm er tussen. Ook trainingen, adviestrajecten of brainstormsessies zijn online lastiger dan op locatie waar de interactie tussen mensen veel meer oplevert.
Waarschijnlijk zal er na de Corona periode een hybride variant blijven bestaan. Deels thuis werken en deels op kantoor. De combinatie van Teams, Zoom of Cisco meetings met live vergaderingen, cursussen of trainingen op locatie leidt ertoe dat de functie van de receptie medewerker een punt van discussie wordt. Het is een spanningsveld tussen een gastvrij en welkom ontvangst met de afname in werk en stijgende kosten.
Een goede bezoekersmanagement oplossing met een digitale receptie kan uitkomst bieden en de receptie functie grotendeels vervangen. Dit leidt direct tot een besparing van tot wel 40.000 euro per jaar.
Heeft u een portier aan de poort?
Een portier heeft als taak om ongenode gasten buiten de deur/terrein te houden en de mensen die het terrein willen betreden te controleren, registreren en eventueel steekproefsgewijs visitatie uit te voeren door voertuigen te controleren bij aankomst en vertrek.
Naast de vaste kosten die u voor een portier betaalt, begint de teller van monteurs en contractors vaak al te lopen als zij uw pand of terrein betreden. Hoe langer het proces van aanmelden, hoe hoger de kosten. Denk aan het registreren, het verplicht doornemen en accepteren van veiligheidsregels, het bekijken van een veiligheidsfilm en het maken van een veiligheidstoets tot het invullen van werkvergunningen.
Een snel en efficiënt bezoekersregistratie proces kan veel geld besparen!
Met EVA Bezoekersmanagement bereidt u uw bezoekers voor op hun bezoek. Dit doet u door hen een uitnodiging te sturen met daarin goede instructies over de procedure op locatie. Ook kunt u hen alvast de veiligheidsregels laten accepteren. Met een QR-code opgenomen in de uitnodiging kan men zich versneld aanmelden op locatie. Deze automatiseringsslag scheelt de portiers veel administratie en versnelt de doorstroming, zo zijn er minder portiers nodig en kan hij zich richten op zijn kern taak als beveiliger. Daarbij gaat er minder tijd en geld verloren bij de aanmelding. Een besparing van 0.5 FTE kan wel 25.000 euro opleveren.
Ook een onbemande receptie kost geld
Heeft u een onbemande receptie, dan nog zijn er nog steeds kosten gemoeid bij het ontvangen en begeleiden van bezoekers. Wellicht herkent u de volgende taken/situaties:
- De Intercom bij de slagboom of voordeur moet beantwoord worden
- Er meldt zich een chauffeur voor een zending bij de afdeling logistiek
- De slagboom en voordeur moet geopend worden
- De bezoeker wordt opgevangen
- De bezoeker zal zich wellicht op papier registreren
- Vervangen van papierenlogboek en archiveren daarvan
- De contactpersoon waarvoor de bezoeker komt moet gebeld worden
- Er wordt vaak een kop koffie of thee verzorgd
- De medewerker die in zijn werk gestoord wordt moet daarna zijn werk weer oppakken
Alles bij elkaar kan het ontvangen van één bezoeker tot wel 15 minuten per keer kosten! Niet direct ‘out of pocket’ kosten, maar efficiëntie moet je wel kwantificeren. Alle kleine beetjes helpen. Om de rekensom makkelijk te maken kost het een medewerker op basis van 20 bezoekers per week al snel een halve dag. Als je dat kwantificeert is dat ongeveer 3750 euro per jaar. Hoe meer bezoekers, hoe hoger de kosten.
Niet een besparing waarmee het bedrijfsresultaat significant wordt verbeterd, maar als het voor het oprapen ligt dan laat u het niet liggen toch?
Maak gerust een vrijblijvende afspraak voor meer informatie of om te sparren over uw situatie.