Glob icon EVA Bezoekersregistratie

Bezoekersmanagement bij gemeenten en overheden

Wilt u uw bezoekers AVG-proof ontvangen? Wilt u uw bezoekersstromen beter en/of eenvoudiger managen? Wilt u bij een calamiteit uw pand goed kunnen ontruimen? EVA Bezoekersmanagement biedt de oplossing! 

Lees hieronder meer of vraag direct een demo aan via de onderstaande knop. 

Ik wil een gratis demo

EVA bij gemeenten en overheden

EVA Solutions levert oplossingen voor bezoekersregistratie en bezoekersmanagement voor gemeenten en andere overheidsinstellingen. Daarmee bieden wij dus ook de perfecte oplossing voor uw organisatie! 

Bij gemeenten en overheden spelen een aantal factoren een belangrijke rol:

Professioneel bezoekersontvangst

Met EVA Bezoekersregistratie ontvangt u uw bedrijfsbezoekers op een professionele wijze. Het systeem wordt volledig in uw huisstijl opgeleverd. Het systeem ontlast uw receptie.

Na de aanmelding wordt de contactpersoon automatisch met mail of sms op de hoogte gebracht van de aanmelding.

AVG-Proof

Volgens de AVG is een bezoekerslijst of bezoekersregistratie boek een verzameling persoonsgegevens. Ligt dit nog op uw balie? Dan wordt dit gezien als een 'datalek'. 

Elke bezoeker kan namelijk inzien wie voor hen is geweest. Zo liggen uw bedrijfscontacten dus open en bloot op de toonbank.

EVA Bezoekersregistratie is volledig AVG-Proof!

Goed ontruimen met de EVA BHV-app

Heeft u een calamiteit en moet u ontruimen? Dan hebben uw BHV'ers in de gratis BHV-app van EVA Bezoekersregistratie altijd een actueel overzicht van alle aanwezige bezoekers voorhanden.

Lees hier meer informatie over de BHV-app. 

Aanwezigheidsregistratie & Toegangsverlening

Met EVA kunt u uw medewerkers ook eenvoudig laten aanmelden. Zo weet u wie er aanwezig zijn in geval van calamiteiten en kunt u aantonen wie gebruik mag maken van de reiskostenregeling, wat sinds 1 juni 2021 verplicht is.

Door uw toegangsverlening systeem te koppelen aan EVA openen slagbomen en hekwerken automatisch.

Outlook of Google integratie

Door geavanceerde integraties met Outlook en Google Calender nodigt u uw bezoekers eenvoudig uit vanuit uw vertrouwde omgeving en tilt u uw bezoekersmanagement naar een hoger niveau.

Lees meer
Vergaderruimte of parkeerplaats reservering

Vaak is het reserveren van vergaderruimtes een behoorlijke uitdaging binnen organisaties.

Door EVA te koppelen aan uw vergaderruimte reserveringssysteem (bijvoorbeeld Evoko) zorgt u bij de uitnodiging dat er direct een ruimte wordt vastgelegd. Dit voorkomt zoeken naar een ruimte op de dag zelf.

Ook het reserveren van parkeerplaatsen behoort tot de mogelijkheden. Hiervoor koppelen wij bijvoorbeeld met Nedap Moov.

Lees meer over vergaderrruimte reservering

Specialisten werk

Bovenstaande focusgebieden zijn een specialisme voor EVA Solutions! Met een achtergrond in de IT, procesoptimalisatie en kwaliteitsmanagement leveren wij niet alleen een kwalitatief hoogwaardige oplossing tegen een scherpe prijs, maar ook excellente service. Door onze ervaring zijn wij een uitstekende gesprekspartner als het gaat om uw toekomstige wensen en ontwikkelingen.

SHEQ & KAM

Veelal is het de KAM-coördinator of de SHEQ-manager die ervoor zorgdraagt dat de wetgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden (veiligheid en gezondheid), kwaliteit en milieu wordt nageleefd. Naast de veiligheid en gezondheid van medewerkers, spelen ook de veiligheid en, nu meer dan ooit, de gezondheid van uw bezoekers zoals kantoorbezoekers, monteurs en contractanten een significante rol. Wij zorgen dat u voldoet aan alle eisen die gesteld worden vanuit deze wet- en regelgeving. Of het nou gaat om een Provincie, Gemeente of Waterschap. Wij bieden een passende oplossing!

Service, support en uitstekende bereikbaarheid

Waarom u kiest voor EVA Solutions

Kiest u voor EVA, dan kiest u voor betrokken en deskundige medewerkers die staan voor service en kwaliteit. Een partner voor de lange termijn die blijft vernieuwen en ontwikkelen. Wij ontzorgen volledig.

Met een gedreven team zetten wij ons dagelijks in voor een 9+ klantervaring. Dat doen wij met uitstekende service en telefonische bereikbaarheid van deskundige adviseurs voor klanten in binnen- en buitenland. Naast dit alles is EVA Solutions ook maatschappelijk betrokken en ondersteunen wij diverse goede doelen.

Volledig AVG-Proof

Beschikbaar in alle talen

Uitstekende support

Deskundige helpdesk

Advies bij procedures en processen

Flexibele aanmeldprocedures per type bezoeker

Verschillende aanmeldzuilen beschikbaar

Projecten, koppelingen & maatwerk mogelijk

Veel gestelde vragen

Hoe werkt de installatie van EVA?

EVA Bezoekersregistratie is een cloud oplossing, dat betekent dat wij niet lokaal installeren. Wij maken voor u een eigen omgeving aan die we volledig voor u inrichten in uw huisstijl.

Op locatie is slechts een UTP-internetverbinding met kabel nodig en een 220-volt aansluiting. Heeft u een badgeprinter aangesloten, dan zijn er 2 internetaansluitingen nodig en 2 of 3 elektra aansluitingen.

Op de dag van uitlevering plaatsen we het systeem en krijgen de key-users een korte training. Zo kunt u direct gebruik maken van uw bezoekersregistratiesysteem.

Interesse in een vrijblijvende demonstratie? Plan dit gerust in via Teams of bij u op locatie.

Demo aanvragen

Is het mogelijk om bezoekers vooraf aan te melden?

Dat kan zeker. Bezoekers kunnen in EVA eenvoudig vooraangemeld worden. Groepen kunt u importeren d.m.v. een Excel document. Bezoekers krijgen een mail met daarin de juiste instructies voor hun bezoek. Met de meegestuurde QR-code kunnen uw bezoekers zich op locatie versneld aanmelden. Ook wordt een kalenderbestand (iCal) meegestuurd zodat de afspraak direct in Outlook kan worden opgeslagen.

Door bezoekers vooraf aan te melden, weet de receptie of beveiliging wie er wanneer verwacht wordt en kan eventuele voorbereidingen treffen. Bijvoorbeeld het klaarleggen van toegangspassen.

Bespreek uw praktijksituatie met ons tijdens een demonstratie. Wij laten u graag zien hoe het werkt.

Demo aanvragen

Kan ik ook bezoekers aanmelden via Outlook?

Ja, dat kan! Via de Outlook plugin kunt u bezoekers eenvoudig vooraf aanmelden. Binnenkort volgt hier meer informatie over.

Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Dat kan telefonisch of via de chat rechts onderin het scherm.

Direct contact

Kan EVA gekoppeld worden met ons toegangcontrole of tijdregistratiesysteem?

EVA beschikt over een API waarmee gekoppeld kan worden. Het is feitelijk afhankelijk van het andere systeem of een koppeling mogelijk is en wat u wilt bereiken. Wilt u een complete aanwezigheidsregistratie, toegangautomatisering of volledig geautomatiseerd bezoekersmanagement systeem. Alles is mogelijk.

Aras Security heeft bijvoorbeeld een koppeling gerealiseerd met CardAccess waardoor bovenstaande gerealiseerd wordt. Ook wordt er gewerkt aan koppelingen met andere systemen. Lees hier welke koppelingen mogelijk zijn en bekijk een aantal referentiecases.

Lees meer

Kan ik lijsten printen van aanwezige bezoekers voor BHV als er een calamiteit is?

Printen kan. Maar onze BHV-app is gratis beschikbaar voor uw BHV’ers om direct naar de BHV-verzamelplaats te gaan en daar te controleren wie nog mist. Zo kunnen de hulpdiensten direct correct worden geïnformeerd.

Via de app kan ook direct contact opgenomen worden met diverse hulpdiensten, huisarts of interne bedrijfshulpverleners.

Voor een vrijblijvende demo op locatie kunt u een afspraak maken.

Demo aanvragen

Levert EVA ook de hardware?

Ja, EVA ontzorgt u volledig en levert een totaalpakket! 

Van balieterminal met 10 inch tablet tot zuil met 22 inch touchscreen met geïntegreerde printer. Ook badges, sms tegoed, badgehouders, key-cords ed. kunnen wij voor u verzorgen. 

Voor elke situatie hebben wij een passende oplossing. Wilt u het liever zelf regelen? Geen probleem. Wel is het belangrijk om goed af te stemmen wat u wilt zodat we samen kunnen zorgen dat uw ervaring met de bezoekersregistratiesoftware optimaal is. Quick preview?

Bekijk hier een aantal voorbeelden

Is het mogelijk om onze veiligheidsregels of veiligheidsvideo te laten accepteren?

In EVA is het mogelijk om voor verschillende type bezoekers (bijvoorbeeld kantoorbezoeker, contractor of chauffeur) huisregels, hygiënevoorschriften of een veiligheidsvideo te tonen. U kunt zelfs controlevragen stellen of een VCA-verklaring in opnemen.
Alles om de veiligheid van uw bezoeker te waarborgen. En uw aansprakelijkheid te beperken. Meer weten? Neem contact met ons op.

Direct contact

Werkt EVA met verschillende besturingssystemen?

Wij leveren een web-based oplossing en zijn daarom device onafhankelijk.

We werken met Apple devices, Android en Windows besturingssystemen.

Van balieterminal met 10 inch tablet tot zuil met 22 inch touchscreen met geïntegreerde printer. Voor elke situatie hebben wij een passende oplossing. Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee.

Direct contact

Kunnen groepen in één keer aangemeld worden?

In de vooraanmeldingsmodule kunnen grote groepen in één keer aangemeld worden. Erg makkelijk voor bijeenkomsten, trainingen of bedrijfsbezoeken. Bezoekerspassen kunt u vooraf klaarleggen. U kunt ook vooraanmeldingsmails versturen met instructies.

Interessant? We laten u graag tijdens een demo zien hoe het werkt.

Demo aanvragen

Kunnen er ook persoonlijke bezoekerspassen geprint worden?

Dat is mogelijk! Er zijn vele mogelijkheden om printers aan te sluiten. Wij sturen diverse printers aan via port-forwarding of via lokaal via Airprint. Van eenvoudig witte niet klevende etiketten tot met uw logo voorbedrukte badges of sticker. Afhankelijk van uw wens en techische mogelijkheden.

Neem vooral contact op voor meer toelichting en advies.

Direct contact

Is het mogelijk om slagbomen automatisch aan te sturen?

Het is mogelijk om uw slagbomen of hekwerken te activeren door middel van QR-codelezers of door middel van bijvoorbeeld kentekenherkenning. Bij uitstek geschikt voor bijvoorbeeld bedrijven met afgesloten terreinen zoals de logistieke sector. Hiervoor is wel een koppeling met uw toegangscontrolesysteem nodig. Neem contact met ons op om uw ideëen te bespreken of lees meer op de pagina over koppelingen.

Lees meer

Kan ik een demonstratie krijgen?

Natuurlijk kan dat. Tijdens een demo kunnen we uw praktijksituatie uitstekend samen bespreken en kunnen we u, vanuit onze ervaring met vele installaties in uiteenlopende branches in binnen en buitenland, adviseren over de mogelijkheden.

Voor een vrijblijvende demo op locatie kunt u met een gerust hart een afspraak maken. :)

Demo aanvragen

Staat uw vraag er niet tussen?

Bent u al gebruiker van EVA Bezoekersregistratie en heeft u vragen over het gebruik van de software? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via support@evasolutions.eu of stel uw vraag via de servicedesk.

Bent u nog geen gebruiker van EVA en heeft u vragen over functionaliteiten, mogelijkheden of koppelingen? Neem dan contact op met onze klantenservice via verkoop@evasolutions.eu of via telefoon +31(0)26 312 11 69

Naar de servicedesk