Is bezoekersregistratie verplicht?

Volgens de Arbowet, artikel 3.1 lid 2 staat beschreven dat je als werkgever maatregelen moet nemen om goed te kunnen ontruimen bij een calamiteit. Het gaat hier niet alleen om de evacuatie van eigen werknemers, maar ook externe bezoekers. Als je goed wilt kunnen ontruimen dan is het verstandig om bezoekers aan je bedrijf te registreren.

Goed kunnen ontruimen

In veel bedrijven geldt het 'schoonveeg' principe voor ontruimingen. De BHV'ers binnen het bedrijf krijgen de opdracht om op hun verdieping alle ruimtes te controleren en aanwezige mensen te evacueren. In kantooromgevingen over het algemeen een prima oplossing, maar in de industrie is dit een lastigere opgave. Dit heeft alles te maken met de verschillende magazijnen, productieruimtes, technische ruimtes en het geluidsniveau door machines. Zeker in deze situaties is een sluitende bezoekersregistratie de enige manier om de verplichting om goed te kunnen ontruimen te kunnen garanderen.

Registratie op papieren logboek niet toegestaan

Registratie van bezoekers op een papierenlogboek is volgens de AVG-wet niet toegestaan. De uitleg hierbij is dat bezoekers inzicht hebben in de personen die hen voor zijn geweest. Er staan namelijk herleidbare persoonsgegevens genoteerd zoals een voornaam, achternaam en bedrijfsnaam. Dit wordt volgens de AVG-wet gezien als een verzameling persoonsgegevens die ter inzage op uw receptiebalie ligt, in feite dus een datalek.

Naast dat het niet mag binnen de AVG, is het onze stelling dat je als bedrijf een papieren logboek ook niet moet willen. Er zijn hier verschillende redenen voor:

  • Vertegenwoordigers zien met welke concurrenten u nog meer in gesprek bent, zij kunnen hun aanbod of verhaal hierop aanpassen.
  • Voor sollicitanten kan het vervelend zijn als uitkomt dat zij solliciteren terwijl ze elders nog in dienst zijn
  • Bezoekers zien wie uw leveranciers en klanten zijn en kunnen hier gebruik van maken
  • Bezoekers kunnen zien wie uw accountant is, of er een advocaat op bezoek is en dat de directie een bank of architect op bezoek heeft. Dit gaat niemand wat aan.

Natuurlijk kunt u bovenstaande tackelen door met losse registratieformuliertjes per bezoeker te gaan werken. Uw receptioniste krijgt er hierdoor een behoorlijke administratieve last bij en of u hiermee kunt voldoen aan de Arbowet, als het gaat om goed kunnen evacueren bij een calamiteit, is de vraag.

Bezoekersregistratie verhoogt de veiligheid

Naast goed kunnen ontruimen staat in de Arbowet ook dat u moet zorgen dat uw medewerkers en bezoekers in uw bedrijf veilig hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Steeds meer bedrijven hanteren hiervoor veiligheidsregels. Maar kunt u ook aantonen dat externe monteurs bekend zijn met deze regels? In de praktijk zien we dat het overhandigen van de veiligheidsregels er vaak bij in schiet. Als u veiligheid serieus neemt, dan zou het advies zijn om dan ook te zorgen voor een adequate instructie.

Bedrijven die al eens een RI&E hebben doorlopen zetten vaak een stapje verder als het gaat om de veiligheid. Zij werken met werkvergunningen die meestal betrekking hebben op VCA gerelateerde werkzaamheden zoals bijvoorbeeld:
Werken:

  • op hoogte
  • in afgesloten ruimtes
  • in ruimtes met explosiegevaar
  • met vuur

Met een werkvergunning wordt eerst gekeken welke voorzorgsmaatregelen er genomen moeten worden om het werk veilig te kunnen uitvoeren. Na afloop wordt het werk gecontroleerd en wordt gekeken of er bijvoorbeeld geen smeulende resten zijn achtergebleven. Zo voorkomt u calamiteiten achteraf.

Voordelen van digitale registratie

undefinedAl met al zijn er tal van voordelen om te kiezen voor een digitale registratie. Met een digitale bezoekersregistratie: 

  1. professionaliseert en automatiseert uw bezoekersontvangst
  2. laat u uw bezoekers zien dat u veiligheid serieus neemt
  3. voldoet u aan de Arbo en AVG-wetgeving
  4. vermindert u de administratieve last van uw receptie
  5. verbetert u de veiligheid van uw bezoekers én uw medewerkers
  6. verlaagt uw aansprakelijkheid bij calamiteiten
  7. heeft u altijd een actueel overzicht van aanwezige bezoekers op uw mobiele telefoon

Hopelijk heeft deze blog wat losgemaakt en u overtuigd om de stap naar digitale bezoekersregistratie te gaan zetten. Klik hier om meer te lezen. U kunt ook contact opnemen voor meer informatie of een gratis demonstratie van EVA Bezoekersregistratie.