Bezoekersregistratie zelf bouwen of kiezen voor EVA?

Steeds vaker horen we dat organisaties overwegen om zelf een bezoekersregistratiesysteem te ontwikkelen. Begrijpelijk: “dan houden we het in eigen beheer” en “het bespaart kosten”. Maar in de praktijk is de afweging vaak minder zwart-wit. Want bezoekersregistratie gaat al lang niet meer alleen over een naam invullen en een badge printen. Het raakt direct aan veiligheid, gastvrijheid, compliance en efficiëntie.

In deze blog zetten we de belangrijkste voor- en nadelen op een rij, zodat je een keuze kunt maken die past bij jouw organisatie en bezoekersstromen.

Zelf bouwen: snel gestart, maar zelden “klaar”

Een eenvoudige registratieflow bouwen is voor veel IT-teams prima te doen. Zeker als het begint met een basisformulier met een bevestigingsmail. Daarmee is de eerste stap gezet.

Maar wat we in de praktijk vaak zien: na de eerste livegang ontstaat de echte lijst met requirements. En die lijst groeit. Denk aan:

  • Real-time overzicht t.b.v. ontruimingen
  • Logboek om terug te kijken bij Audits
  • Vooraf registreren (vooraanmeldingen) en uitnodigingen versturen
  • QR-code check-in voor snelle ontvangst (minder wachttijd bij de balie)
  • Meertalige communicatie voor internationale bezoekers en contractors
  • Huisregels, privacyverklaring en veiligheidsinstructies laten accepteren (audit-proof)
  • Specifieke workflows per bezoektype (bezoeker, contractor, leverancier, medewerker)
  • Integraties met Outlook/Google, receptieprocessen, badgeprinters
  • Koppelingen met toegangscontrole (deuren, slagbomen, turnstiles, parkeeroplossingen)
  • Notificaties bij no-shows, verlengingen of afwijkende tijden
  • Rapportage voor compliance, bezettingsinzicht en evacuatie-/aanwezigheidslijsten

En dan hebben we het nog niet over de “randzaken” die juist cruciaal zijn: beveiliging, rechtenbeheer, logging, uptime, updates en support.

Zelf bouwen betekent dus niet alleen ontwikkelen, maar ook structureel beheren, testen, patchen, documenteren en doorontwikkelen.


De verborgen kosten: onderhoud, afhankelijkheid en continuïteit

De grootste onderschatting bij zelfbouw is niet de eerste versie, maar het onderhoud erna.

Tijd = geld: iedere wijziging (nieuwe locatie, extra talen, andere huisregels, nieuwe integratie) vraagt ontwikkelcapaciteit. En die capaciteit concurreert met andere IT-prioriteiten.

Daarnaast zien we regelmatig een ander risico: kennis verdwijnt. Als de oorspronkelijke ontwikkelaar uit dienst gaat of het team wisselt, kan het systeem ineens lastig te onderhouden zijn. De organisatie blijft dan zitten met een “kritisch proces” dat afhankelijk is van een paar mensen—of van documentatie die in de praktijk niet volledig is.

Bezoekersregistratie is vaak een eerste contactmoment met jouw organisatie. Daar wil je continuïteit en betrouwbaarheid.


Kiezen voor EVA: sneller live, breder gedekt

Een bestaande oplossing zoals EVA is ontwikkeld voor precies deze realiteit: verschillende bezoekersstromen, meerdere locaties, strenge veiligheidseisen en behoefte aan een professionele ontvangst.

Waar organisaties vaak voordeel ervaren:

  • Snelle implementatie: geen lange ontwikkeltrajecten, maar vlot uitrollen
  • Bewezen functionaliteit: QR-check-in, meertaligheid, regels & instructies, workflows
  • Gekoppelde Apps: Evacuatie app, attendance app
  • Integraties: o.a. agenda’s en toegangscontrole (waar relevant voor jouw situatie)
  • Veiligheid & compliance: audit trail, rechtenstructuren, consistente communicatie
  • Doorontwikkeling: nieuwe features en updates zonder dat jouw IT alles zelf hoeft te bouwen
  • Support & continuïteit: kennis is geborgd en blijft beschikbaar

Belangrijk: dit betekent niet dat maatwerk onmogelijk is—maar wél dat je start vanuit een solide basis die al is getest in de praktijk.


Doorlooptijd: wat is je deadline?

Tot slot speelt planning vaak een grotere rol dan vooraf gedacht. Denk aan situaties zoals:

  • een receptionist(e) die op korte termijn vertrekt
  • een verhuizing of nieuwe locatie
  • veranderde veiligheidsregels of compliance-eisen
  • groei in contractors of leveranciers

In zulke gevallen is “we bouwen het zelf wel even” niet altijd realistisch. Een oplossing die snel uitgerold kan worden, voorkomt ad-hoc processen aan de balie en geeft rust in de operatie.


Wanneer is zelf bouwen logisch – en wanneer niet?

Zelf bouwen kan passen als:

  • je eisen écht beperkt zijn en blijven (basisregistratie formulier)
  • je structureel ontwikkel- én beheer-capaciteit beschikbaar hebt
  • je risico’s rond security, continuïteit en compliance goed kunt afdekken

Een klant-en-klare oplossing zoals EVA past vaak beter als:

  • je meerdere bezoektypes en locaties hebt
  • je logging, evacuatie app, QR-check-in, meertaligheid, instructies en integraties nodig hebt
  • veiligheid, compliance en continuïteit belangrijk zijn (en dat is het meestal)
  • je snel live wilt zonder langdurig IT-traject


Conclusie

Zelf een bezoekersregistratie bouwen lijkt op papier eenvoudig, maar in de praktijk groeit het snel uit tot een doorlopend IT-project. Bezoekersregistratie is een operationeel én veiligheidskritisch proces. Juist daarom loont het om breder te kijken dan alleen de initiële bouwkosten.

Wil je sparren over wat in jouw situatie de beste route is? Dan kijken we graag mee naar je bezoekersstromen, veiligheidsbehoeften en gewenste integraties zodat je een keuze maakt die niet alleen vandaag werkt, maar ook over een jaar nog klopt.